PayWise Intră în platformă
Legal

Politica de confidențialitate

Versiunea 2026-10-20 (actualizare informativă: datele solicitanților unui cont demo)

1. Cine suntem

DO IT WISE NOT TWICE S.R.L. (CUI RO29782754, Nr. Reg. Com. J2012001682400, sediu în Intrarea Gheorghe Simionescu nr. 19, ap. B26, Sector 1, București) operează platforma PayWise (paywise.ro). Pentru orice întrebare legată de datele tale personale, ne poți scrie la contact@paywise.ro.

2. Cele două roluri ale noastre

Avem un rol dublu, în funcție de tipul de date:

  • Pentru datele legate de contul tău (nume, e-mail de firmă, date de facturare), suntem operator de date — noi decidem scopul și mijloacele prelucrării.
  • Pentru datele salariale ale angajaților companiei-client, introduse în platformă pentru evaluarea posturilor și calculul decalajului de remunerare, suntem persoană împuternicită de operator — compania-client rămâne operatorul acestor date, iar prelucrarea noastră se supune Acordului de prelucrare a datelor (DPA), acceptat online de fiecare client sau semnat ca anexă la contract.

3. Ce date colectăm

  • Date de cont: nume, e-mail, funcție, companie, date de facturare.
  • Date introduse de client în platformă: date de identificare a posturilor și date salariale individuale ale angajaților (din declarația D112), folosite pentru calcul; în rapoarte apar doar cifre agregate, cu pragul de confidențialitate de 3 persoane. CNP-ul nu apare în niciun jurnal de audit, log tehnic sau răspuns transmis către interfața aplicației.
  • Codul numeric personal (CNP). Când importați fișierele REGES-Online sau D112, CNP-ul angajaților este folosit doar în momentul importului, pentru a potrivi datele aceleiași persoane între fișiere și între luni. CNP-ul nu este stocat. Din el se calculează automat un cod pseudonim, cu o cheie secretă păstrată separat; codul diferă de la o firmă la alta, iar din el CNP-ul nu poate fi aflat fără cheie. Codul pseudonim se păstrează cât timp datele angajatului rămân în platformă și se șterge odată cu ele.
  • Date tehnice: jurnalul de audit (cine a modificat ce și când, autentificările și descărcarea unor documente), necesar pentru trasabilitatea cerută de conformitate.
  • Date ale solicitanților unui cont demo (formularul „Solicită un cont demo” de pe site sau o cerere făcută direct echipei PayWise): numele, firma, CUI-ul (opțional) și datele publice ale firmei de la ANAF (denumirea, adresa, numărul de înregistrare), adresa de e-mail, telefonul (opțional) și numărul de salariați al firmei; pentru contul demo, doar contoare de activitate (numărul de autentificări, prima și ultima autentificare, numărul de pagini deschise, fără paginile în sine); starea comercială a cererii și notele interne ale echipei PayWise. Contul demo conține doar date fictive; în el nu se pot încărca date reale.

Fișa postului. Clientul poate încărca fișa postului (PDF sau Word) ca sursă pentru profilul postului. Cerem versiunea generică, fără nume, semnătură sau salariu, iar clientul confirmă asta la încărcare. PayWise nu preia în profil secțiunile de identificare, de salarizare și de semnături.

Documentul îl văd doar utilizatorii cu rol de Administrator HR și Aprobator conducere din firma clientului. Comitetul de evaluare vede doar profilul postului, nu documentul. Fișa nu este trimisă niciunui serviciu extern și nu este folosită de modulul AI.

Păstrăm fișa cât timp există postul sau cât timp o decizie aprobată a firmei (punctajele posturilor) se bazează pe ea, ca dovadă a evaluării. Administratorul HR poate șterge oricând o fișă pe care nu se bazează nicio decizie aprobată; ștergerea se înregistrează în jurnalul de audit. Fișele sunt stocate în baza de date PayWise de pe serverul nostru și în copiile de siguranță zilnice, păstrate 14 zile.

4. Scopul și temeiul prelucrării

Temeiul prelucrării depinde de rolul nostru (punctul 2):

a) Datele pentru care DO IT WISE NOT TWICE S.R.L. este operator — datele de cont, de facturare și de securitate:

  • datele de cont (nume, e-mail, funcție, companie), pentru furnizarea platformei: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR);
  • datele de facturare, pentru emiterea și păstrarea facturilor: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR) și obligațiile legale contabile și fiscale (art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR);
  • datele de securitate (autentificări, jurnale tehnice și de acces), pentru securitatea platformei și prevenirea accesului neautorizat: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR).

b) Datele salariaților clientului și celelalte date încărcate de client în platformă, pentru care suntem persoană împuternicită: temeiul legal îl stabilește clientul, ca operator — de regulă, obligația legală din Directiva (UE) 2023/970 și din legea română de transpunere (art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR). Prelucrăm aceste date doar la instrucțiunile clientului, conform Acordului de prelucrare a datelor (DPA); modulul opțional AI le folosește doar dacă clientul îl activează.

c) Datele solicitanților unui cont demo, pentru care DO IT WISE NOT TWICE S.R.L. este operator:

  • crearea și administrarea contului demo (inclusiv linkul pentru alegerea parolei, prelungirea și închiderea contului): demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR);
  • contactarea în legătură cu cererea de demo și cu oferta de abonament: interesul nostru legitim de a răspunde cererii și de a vă prezenta oferta (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR). Vă puteți opune oricând acestei prelucrări, scriindu-ne la contact@paywise.ro; după opoziție nu vă mai contactăm, iar datele se șterg, cu excepția celor de care avem nevoie pentru a respecta opoziția.

Nu folosim aceste date pentru newsletter sau alte comunicări de marketing fără un acord separat.

5. Cui transmitem date

Pentru datele introduse de client în platformă folosim doar persoanele împuternicite secundare enumerate la punctul 5 din Acordul de prelucrare a datelor (DPA):

  • ROMARG SRL (România) — găzduirea serverului de producție al platformei, cu centrul de date în Brașov, România, și căsuțele de e-mail ale domeniului paywise.ro, prin care trimitem e-mailurile platformei (invitații de completare a chestionarului, resetarea parolei, confirmări de abonare la cursul sau newsletter-ul opțional, notificări operaționale) și primim răspunsurile automate de livrare. Pentru e-mail, datele transmise sunt numele și adresa de e-mail a destinatarului și conținutul mesajului respectiv. Datele rămân în Uniunea Europeană; nu există transfer internațional.
  • Anthropic Ireland, Limited (Irlanda) — doar dacă clientul activează modulul opțional AI, folosit pentru redactarea narativă și, dacă sunt activate la cererea clientului, pentru sugestiile de cod COR. Primește STRICT cifrele agregate deja calculate, trecute prin pragul de anonimizare, și textele necesare redactării narative; dacă sugestiile de cod COR sunt activate la cererea clientului, primește și denumirea postului, departamentul și profilul postului. Nu primește niciodată nume, CNP, coduri ale salariaților sau salarii individuale. Prelucrarea poate avea loc în UE și în SUA; transferul se face în baza clauzelor contractuale standard incluse în acordul de prelucrare a datelor al Anthropic și, după caz, a cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor. Datele transmise prin API nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor și se șterg după perioada de păstrare din condițiile Anthropic (în prezent, cel mult 30 de zile), cu excepția cazurilor în care Anthropic le păstrează mai mult pentru încălcări ale politicii sale de utilizare sau pentru obligații legale.

Copiile de siguranță criptate se păstrează pe serverul de producție. Un furnizor de stocare externă pentru copiile criptate (fără acces la cheia de decriptare) poate fi adăugat doar după ce clienții sunt anunțați pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte, conform punctului 5.3 din DPA.

SmartBill (Intelligent IT SRL, România) este folosit doar pentru emiterea facturilor proforme și fiscale. Primește doar datele de facturare ale clienților (denumirea firmei, CUI, adresa, persoana de contact și adresa ei de e-mail), pentru care DO IT WISE NOT TWICE S.R.L. este operator, nu și datele salariaților. Nu este persoană împuternicită secundară pentru datele introduse de client în platformă.

6. Cât timp păstrăm datele

Datele de cont și datele introduse în platformă se păstrează pe durata contractului activ. După încetarea contractului, clientul are 30 de zile de acces în mod de citire și, la cerere, exportul complet al datelor; apoi datele se șterg în cel mult 30 de zile, iar copiile de siguranță se suprascriu în cel mult 14 zile de la ștergere. La cerere, confirmăm ștergerea în scris. Dacă un cont în perioada de testare este abandonat sau nu este plătit, contul se închide, iar datele se șterg în cel mult 30 de zile, cu copiile de siguranță suprascrise în cel mult 14 zile de la ștergere.

Datele solicitanților unui cont demo se păstrează 12 luni de la ultima interacțiune (cererea, activitatea în contul demo sau ultima comunicare cu echipa PayWise), apoi se șterg automat; copiile de siguranță se suprascriu în cel mult 14 zile de la ștergere. Dacă solicitantul devine client, se aplică regulile de mai sus. Contul demo și datele lui fictive se șterg automat la expirarea contului demo (de regulă, după 7 zile).

7. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate a datelor, precum și dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). Pentru exercitarea oricărui drept, scrie-ne la contact@paywise.ro.

8. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate — separare strictă a datelor între clienți, criptarea comunicațiilor, acces restricționat pe roluri, copii de siguranță periodice, jurnal de audit imuabil — revizuite și actualizate periodic.

9. Modificări

Putem actualiza această politică; orice modificare semnificativă va fi comunicată clienților activi prin e-mail sau notificare în platformă.